Los números en la empresa familiar. Saber dónde estamos parados.
No hace mucho tiempo estaba hablando con un cliente sobre la importancia de tener en claro los números de su empresa familiar. Cuando digo “números” me refiero a saber, con la mayor precisión posible, cuánto factura, cuánto gasta en cada rubro, cuánto gana… Me dijo: “Yo tengo todos los números acá”, mientras se tocaba la cabeza con su mano derecha.
Esta situación es mucho más común de lo que quizás imaginan y está muy relacionada con la forma en que nacen y desarrollan las empresas familiares. Idea puesta en marcha por una persona emprendedora y pujante, que poco a poco va construyendo una empresa. No hay tiempo para dedicar energías a la sistematización de algunos aspectos administrativos: hay que hacer andar la rueda.
Si bien esto es cierto, no puede manejarse siempre así. Llega un momento en el que profesionalizar ciertos aspectos administrativos se hace esencial para la continuidad de la empresa. Y dentro de estos aspectos, están los análisis económico y financiero. Ambos, son la información principal a tener en cualquier empresa para poder tomar decisiones. Son los reportes principales que cualquier Directorio debe recibir regularmente.
Análisis económico
El análisis económico nos permite conocer si la empresa está ganando dinero o no. Analiza la capacidad de generar dinero en relación a los gastos que se afrontan para lograrlo. Como se dice vulgarmente “saber si el negocio da”. El análisis económico sigue el principio de lo devengado. El Principio de Devengado es el reconocimiento de las pérdidas y ganancias en función del tiempo, independientemente de haberlas ya pagado o cobrado.
Análisis financiero
El análisis financiero, en cambio, se refiere al modo de gestionar el flujo de ingresos y egresos que la empresa posee a raíz de su actividad económica y con el fin de optimizar el uso de los fondos disponibles. Sigue el principio de lo percibido. Lo Percibido es el reconocimiento de los ingresos y gastos cuando estos se producen efectivamente, sin considerar cuándo se han producido los hechos económicos que los generan.
Situación en las empresas familiares
Cuando la empresa se está iniciando, muchas veces los fundadores no diferencian si compran cosas de la empresa con dinero de la familia o con el de la empresa. Deben ir adelante como puedan. Pero a medida que la empresa crece, es muy importante separar claramente la “caja de la empresa” y la “caja familiar”. Si bien parece algo simple, incluso de sentido común, es uno de los pasos más difíciles para los fundadores.
Además de diferenciar los fondos, es importante registrar todos los ingresos y egresos que se produzcan. A veces los fundadores omiten este registro porque, como suelen decir: “Total: toda la plata es mía”. Pero no se dan cuenta de lo relevante que es el registro para poder analizar y tomar decisiones en la empresa con datos concretos y reales.
No es posible la realización de un adecuado análisis económico ni financiero sin un procedimiento claro y riguroso en el manejo de los ingresos y egresos. El primer paso es registrar todo ingreso y egreso. No importa si es en un cuaderno, en una tabla de Excel o en un sistema administrativo. Lo más importante es que quede asentado el movimiento realizado.
En el caso de los gastos, lo que se hace es clasificarlos de acuerdo al rubro o destino que tenga la erogación: librería, sueldos, combustible, alquileres, etc. Es una manera de ir resumiendo los gastos para que luego sea más simple su visualización y análisis. Esta lista de conceptos de erogaciones se conoce como “Plan de cuentas” y por lo general es el contador de la empresa quien lo estructura.
¿Y qué hacemos con esos datos?
Con el registro de todos los ingresos y egresos se puede conocer con claridad el resultado de la gestión de la empresa; se puede trabajar en una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la empresa; se podría optar por elegir alternativas de inversión para fondos inmovilizados; permite comparar períodos; etc.
Volviendo al ejemplo de mi cliente, ante su respuesta le seguí preguntando: ¿Cuánto te deben los clientes que la empresa tiene con cuenta corriente? Debo decirles que lo sorprendió un poco mi pregunta, sobre todo cuando se dio cuenta de que no podía responderme. Corrió enseguida a la administración para averiguarlo y de allá volvió con cierto aire de derrota. “No puede ser que nos deban tanta plata. Me quiero morir. Nunca me imaginé que teníamos tanto dinero en la calle. Veamos por favor esos informes de los que me hablabas”.
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