Organización del tiempo. «Parar la pelota»

Organizar el tiempo disponible. Saber “parar la pelota”

Muchas veces me han consultado sobre la organización del tiempo, ya que el día pareciera que no rinde y que se necesitarían jornadas de 30 horas. ¿Nunca tuviste la sensación de haber corrido todo el día, estar liquidado, y tener la impresión de que no avanzaste mucho? Días en que más que un empresario, te sentís un bombero…. Todo el día apagando incendios. ¿Es posible trabajar de alguna otra manera?

Aprendizajes futboleros

Cuando se quiere jugar al fútbol de manera un poquito más organizada, una de las primeras cosas que se deben aprender es a parar la pelota.

La inexperiencia de un jugador se nota justamente en eso: se desprende rápidamente de la pelota a veces por temor a perderla y otras por la ansiedad que le genera saberse protagonista del juego por un momento. En cambio, cuando vemos un jugador experimentado lo vemos tranquilo. Más aún si su posición es estratégica -como la media cancha- donde debe pensar la construcción de la jugada.

¿La empresa es una cancha de fútbol?

A veces pareciera que sí. Es muy habitual encontrar empresarios que nunca tienen tiempo para parar la pelota y pensar. La vorágine diaria en el trabajo los acorrala y prima la sensación de que no se puede parar. Como si pensar fuera una pérdida de tiempo.

Está claro que hay momentos en donde la acción es vital. Pero hay otros momentos donde lo esencial es detenerse y mirar el panorama. Algunos dicen que se debería tener al menos un 30% del tiempo destinado a pensar. ¿Te animás a calcular el tuyo?

Ideas que pueden ayudarte

Lo que sigue no son recetas, sino algunas ideas para organizar el tiempo disponible. Quizás alguna pueda servirte:

  • Planificar la semana: no hay que planificar toda la semana con un grado de detalle mayúsculo. Se puede empezar con qué cosas son importantes de hacer esta semana. Dije “importantes” y no “urgentes” a propósito… pero ya haremos otro artículo sobre eso. Decidir qué día y qué momento le dedicarás a ese tema. Te recomiendo elegir horarios y días donde normalmente la actividad es tranquila.
  • No pretender demasiado: a veces se pretende hacer en una semana el trabajo de un mes. Hay que ser realista con el tiempo disponible y planificar lo que realmente podrás hacer. De nada sirve anotar todo si luego no habrá posibilidad real de cumplirlo. Esto sólo te trae decepción por no haber llegado a realizarlo.
  • Llevar una agenda: en papel o virtual, la que prefieras. Pero sin dudas hay que tenerla. Te recomiendo las virtuales porque te permiten anotar tareas en la computadora, o en el celular o incluso, dictarlas al teléfono para que te las registre.
  • Mirar la agenda: ¿de qué sirve anotar todo en la agenda si después no la consulto antes de tomar algún compromiso? Si ponen recordatorios para que así suene una alarma, no le pongan “visto” a la notificación, sino que llévenla a cabo. Una mirada a la agenda antes de comenzar el día puede darles la idea de lo que hay por delante.
  • Buscar un lugar tranquilo: no es una buena idea quedarse en la oficina, salvo que puedas evitar que te interrumpan por un rato. Incluso, te recomiendo poner el celular en modo “no molestar” o en silencio. No pasa nada que por un rato no atiendas… hacé de cuenta que estás en la ruta sin señal.

Un hábito

Como muchas cosas en la vida, esto también se va mejorando con la práctica. Al principio parece que no será posible, pero luego y a medida que veas los buenos resultados que acarrea, irás incorporando el hábito a tu rutina.

Termino con una frase que leí por ahí y me parece muy apropiada para este tema de organizar el tiempo disponible: “Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad” (Jean de la Bruyère)

¡Suerte y a trabajar!

                                                                                                                                                                  Pablo Loyola
Asesor. @novarumcba
Socio activo del Instituto Argentino de la Empresa Familiar

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