Estructura y sistemas de información en la EF
Un cuerpo humano sin esqueleto no es viable. Una empresa sin estructura tampoco. Una vez definida la estructura, el sistema de información es lo que le da vida. Hace unos días Sergio Messing, colega y amigo, mencionó una metáfora que me gustó mucho: el sistema de información es como el sistema circulatorio en el cuerpo humano. Lleva lo necesario para que éste viva. Interesante, ¿no?
Primero lo primero
Las empresas familiares no suelen nacer de forma muy organizada. Es común que comiencen como emprendimientos unipersonales que, con el paso del tiempo, se convierten en empresas. Es allí cuando se hace más evidente la necesidad de estructurarse, de que cada uno sepa el lugar que ocupa en la organización.
La estructura de una empresa se expresa de varias maneras: el organigrama, manual de puestos y funciones, roles a desempeñar, etc. Un organigrama es un gráfico que muestra la organización jerárquica de la empresa. Quien depende de quién. Si bien es algo que muchas empresas tienen, lo complejo es encontrar una cuyo gráfico sea igual a la realidad.
En varias ocasiones me ha pasado que al intentar plasmar el organigrama real en papel, queda en evidencia que hay personas que tienen dos jefes; otras que pareciera que no están en la empresa (figuran afuera del gráfico, como islas solitarias) y más de una vez alguien se da cuenta de que tiene gente a cargo o que debe reportar a un superior.
Roles y funciones
Tan importante como saber el lugar que se ocupa en la empresa es conocer qué se debe hacer en ese puesto. Pareciera algo que todos saben, pero más de uno queda mudo ante mi pregunta de “¿vos sabés que espera la empresa de vos? Suponen, creen, esperan. Pero en realidad no están del todo seguros. ¿Es posible entonces que la empresa alcance sus objetivos de manera eficiente? Yo creo que no.
Establecer con claridad los roles y funciones del personal delimita las tareas de uno y de otro. Fija el alcance de las responsabilidades y genera confianza. Es clave para usar de la mejor manera posible los recursos con los que se cuenta.
El momento de la información
Cuando estos puntos ya están expresados y todos tienen claridad de sus tareas llega el momento de chequear si se va por el camino elegido. Para ello es que se usa el sistema de información: genera informes que permiten la toma de decisiones a partir del conocimiento preciso, técnico y objetivo de la realidad.
Esa información que se genera debe tener algunas características:
- Ser relevante: que de su lectura surjan los elementos que permitan tomar una determinada decisión.
- Ser concisa: de nada sirve tener una tonelada de información para analizar. Sólo se necesita la suficiente para el punto en análisis.
- Ser oportuna: la mejor información del mundo no sirve si llega tarde. A nadie le sirve saber que ya se fundió.
- Ser comparable: debe permitir comparar varios períodos de manera homogénea.
Información: Cada cuál atiende su juego
De todo lo dicho anteriormente se desprende que estructuras y sistemas de información deben adecuarse a cada empresa. Estos dependerán de los objetivos y estrategias que decidan seguir. Sería un error pretender usar siempre el mismo esquema, aún en empresas de la misma familia, pero en diferentes rubros.
Cada ámbito de la organización debe disponer de la información relevante para su área. La gerencia general no necesita la misma información que control de calidad o que administración. Existirán reportes de cada área que “irán subiendo en el organigrama” hasta llegar a manos de los socios con un resumen de todo lo sucedido. Pero también habrá otra información que deberá ir trasladándose por los diferentes departamentos a fin de que la operación sea posible. Ejemplo: Ventas puede vender si producción hizo su parte, si el stock está disponible y si las condiciones de venta son aprobadas por administración y cobranzas.
Por lo tanto, hay sistemas de información verticales, horizontales, diagonales y todas las combinaciones que se les ocurran, pero todas tendientes al logro de los objetivos y cumpliendo las condiciones que les mencioné antes.
Termino con una frase de Aristóteles: “La inteligencia consiste no sólo en el conocimiento, sino también en la destreza de aplicar los conocimientos en la práctica”.