El Directorio en una empresa familiar
Una de las primeras preguntas que realizo cuando visito a un cliente por primera vez, es si tienen establecido un Directorio en la organización. “Si, claro. El que figura en las Actas de la empresa” es la respuesta que casi siempre obtengo. Cuando amplío la consulta para conocer si se reúnen periódicamente, la respuesta mayoritaria es “para nada. Eso lo tenemos porque lo establece la ley”.
Lamentablemente una gran cantidad de empresas tiene un Directorio de presta-nombres para poder cumplir con las exigencias legales. No se juntan con regularidad y, a veces, los Directores ni siquiera conocen la empresa. Son amigos que hicieron la gauchada. Esta situación no sólo pone en evidencia la ignorancia de las funciones del Directorio sino que denota el desconocimiento absoluto de la gran responsabilidad que es ser Director de una empresa.
Directorio y Directores
El Directorio de una empresa es el lugar donde se fijan las estrategias para que se consigan los objetivos requeridos por los socios. Si bien la ley lo exige a las Sociedades Anónimas, en las demás sociedades también es necesario el espacio donde se puedan dirimir los posibles caminos a seguir. En la Sociedad de Responsabilidad Limitada serán los mismos socios, quizás junto a los socios gerentes quienes la establecerán. Lo importante es que exista la instancia para hacerlo.
El Directorio de la empresa es lo que vincula la organización con la propiedad. Digamos que el Directorio es el que cuida los intereses de los accionistas en el largo plazo.
Los Directores, antes que nada, deben estar capacitados para cumplir con su rol. No cualquier persona puede ejercerlo. Lo ideal es que haya una persona de la familia dentro del Directorio, pero no por ser portador de apellido, sino porque su aporte es relevante para la empresa. Por lo tanto, la primera conclusión es que, en la empresa familiar, hay que prepararse adecuadamente para que alguno pueda desempeñar este rol.
No obstante, también pueden existir Directores externos a la familia. Estos pueden aportar algo más de objetividad; ayudan a ver el negocio en su globalidad y no tanto las distintas particularidades y son muy útiles planteando preguntas claves.
Armando un Directorio
El Directorio es un equipo de trabajo. Se debe elegir un número de Directores que permita la diversidad de opiniones sin que esté formado por una excesiva cantidad de miembros. Un número podría ser entre 5 y 8 miembros. Por lo general el Presidente del Directorio tiene voto doble o voto desempate, por lo que no es relevante si debe ser un número par o impar de Directores.
Si recién se está formando el Directorio es recomendable que se reúna con una cierta periodicidad (al menos una vez por mes) hasta lograr establecer la estrategia a seguir. Luego, se pueden distanciar de acuerdo a lo que crean necesario.
Funcionamiento del Directorio
El Presidente del Directorio es el responsable de convocar a la reunión y de preparar el orden del día. Todos los Directores tendrán la posibilidad de presentar el tema que deseen tratar. Por lo general, tienen hasta unos días antes de la reunión para alcanzar sus propuestas. De esta manera, todos pueden llegar preparados y han tenido el tiempo para buscar toda la información necesaria.
Algunas empresas tienen un Protocolo de funcionamiento para el Directorio donde se establecen todos estos puntos prácticos para la presentación y discusión de los diferentes temas.
Es sumamente importante también que se designe un Secretario de actas quien será el responsable de dejar asentado el resumen de la reunión. Luego, lo conveniente sería que se pase al Libro de Actas de la sociedad y así tener una especie de bitácora de las decisiones tomadas.
Tener una empresa es una gran responsabilidad y conlleva ciertas tares que pueden parecer, al principio, demasiado formales. No obstante, la profesionalización en la toma de decisiones es la única manera de que la organización crezca con bases sólidas.